Mise en oeuvre d’un système d’archivage

Evelyne MaisonneuveAssociée Fondatrice Tiki Buzz, Directrice Générale E.M.S.


LES ETAPES DU PROJET

La démarche globale pour la mise en oeuvre d’un SAE s’appuie sur la définition préalable de la politique d’archivage de l’entreprise.

Politique d’archivage de l’entreprise

La politique d’archivage doit permettre d’exprimer les besoins de l’entreprise et de définir ses exigences sur les points fonctionnels, juridiques, opérationnels et techniques. Elle formalise les objectifs à atteindre.

Elle doit notamment définir :

- les prestations que doit offrir le service d’archivage aux utilisateurs (type d’archivage, formats des documents, modalités de communication, durées de conservation…)
- les obligations du service d’archivage
- les fonctionnalités mises en oeuvre (fonction de dépôt, de restitution…)
- les principes de sécurité à respecter.

Cahier des charges

La réalisation du cahier des charges du projet SAE permet de répondre aux exigences de la politique d’archivage.

Il doit détailler :
- les processus et procédures d’archivage
- les fonctions du système
- les spécifications fonctionnelles des besoins à couvrir,
- la prise en compte des plateformes techniques, intégration avec d’autres SI
- les outils à mettre en place dans l’environnement technique de l’entreprise
- le choix de faire appel ou non à un tiers archiveur

Pour rédiger ce cahier des charges, l’entreprise peut s’appuyer sur les normes telles que NFZ 42-13, Moreq ou encore ISO 15489. La norme NFZ42-13 définit les règles à suivre pour la conception et l’exploitation d’un SAE afin que les documents conservés correspondent aux exigences du droit français en matière de preuve.

Dossier de description technique

Pour concevoir un système d’archivage, l’entreprise va devoir spécifier son système dans un dossier de description technique. Ce dossier permettra notamment de définir l’architecture matériels et logiciels du système d’archivage, les éléments relatifs à la sécurité, à la maintenance des données, les modalités de journalisation du système…

Choisir le support d’archivage

Pour construire son système d’archivage, l’entreprise peut s’appuyer sur différents supports d’archivage :
- les supports WORM physiques
- les supports WORM logiques (fixes ou amovibles)
- les supports réinscriptibles (fixes ou amovibles)

Sur un support de type WORM physique, l’information est écrite par une seule fois par un processus de modification physique irréversible. L’opération n’est plus modifiable ou effaçable.

Sur un support de type WORM logique, le support est réinscriptible. C’est un dispositif logiciel et/ou matériel qui interdit la modification ou l’effacement d’une information.

Pour les supports réinscriptibles, les informations peuvent être enregistrées, modifiées ou supprimées sans restriction. La norme NFZ42-13 précise les niveaux de sécurisations complémentaires à prendre en compte pour ce type de support.

Définir les processus de capture des archives

Le système d’archivage peut aussi bien prendre en compte des documents électroniques, papiers ou audiovisuels. L’entreprise doit définir les processus de capture de ces types de documents :

- format d’archivage : utiliser un format normalisée ou ouvert (tel que PDF/A ou TIFF)

- équipements et fonctionnalités de numérisation (contrôle de la numérisation, numérisation de lots…)
- méthodes de compression des documents
- conversion des formats (table des formats admis, conversion en entrée ou au cours du cycle de vie du document

Définir les modalités d’exploitation des archives

L’entreprise doit définir les modalités d’exploitation des archives sur les aspects suivants :

- communication (comment afficher les documents archivés, quels sont les traitements autorisés…)
- restitution (restitution des archives à leur propriétaire, destruction dans le système d’archivage)
- destruction (gestion des durées de conservation dans le système, suppression définitive des archives ayant atteint la durée limite)

LES FACTEURS CLES DE SUCCES

Pour conduire un projet d’archivage électronique, il est nécessaire :

- d’obtenir le soutien de sa hiérarchie
- d’obtenir l’adhésion des utilisateurs
- de classer les documents en fonction des risques et de définir les priorités à prendre en compte dans le SAE.

La politique d’archivage doit être signée du directeur général de manière à soulever les réticences. Le soutien des directions rassure et permet d’obtenir l’adhésion des utilisateurs. Les juristes doivent être associés au projet.

Un système d’archivage concerne l’ensemble des collaborateurs : les fonctions d’archivage sont intégrées dans les processus métiers. La conduite du changement est indispensable. Une équipe dédiée à ce point permet de construire des campagnes de sensibilisation, des formations…

 

LES RISQUES ET LES CONTRAINTES

Un projet de SAE nécessite un travail amont très important et très rigoureux : cahier des charges, validation des procédures… Il est nécessaire de donner les moyens au service Archives pour la réalisation du projet.

Le ROI du projet n’est pas toujours simple à évaluer. Il est nécessaire de prendre en compte les couts cachés mais aussi les gains cachés (productivité, performance,…).

La solution choisie doit répondre aux besoins exprimées, le risque étant qu’elle n’y réponde que partiellement : le cahier des charges doit donc être précis.

La mise en oeuvre du projet de SAE doit permettre de diminuer les risques de pertes de données en dupliquant les stockages, en limitant les mouvements physiques des données.

La reprise de l’existant doit être analysée séparément. L’APROGED considère que le ROI est quasi nul.

 

LA CERTIFICATION DU SYSTÈME

Un arrêté du Ministère de la culture de 2009 a rendu obligatoire l’agrément des tiers archiveurs pour les archives publiques sur la base des normes NFZ42-13 et ISO 14721 (OAIS).

Il existe une attente de plus en plus forte de la part des entreprises utilisatrices de voir émerger des produits et services pour lesquels la conformité à la norme NFZ42-13 est établie.

Le processus de certification est porté par AFNOR Certification. Il est accessible :

- aux entreprises qui mettent en oeuvre des systèmes informatiques dans lesquels ils pourront archiver des documents numériques ;
- aux sociétés de services informatiques et éditeurs de logiciels qui désirent concevoir des systèmes devant assurer la fidélité et l’intégrité de documents numériques ;
- aux entreprises assurant des services d’archivage de documents numériques pour le compte de leurs donneurs d’ordres

Deux marques NF seront proposées :

NF Services pour les prestataires d’archivage qui pourraient être certifiés pour l’archivage électronique ET/OU l’archivage papier (NF Z 40350)

NF Produits pour les systèmes d’archivage proposés par les éditeurs et pour les solutions exploitées par les entreprises

Déroulement d’une certification :


Source : http://www.aproged.org/images/stories/CERTIFICATION_DES_SAE_suite.pdf