Un excellent dessin des années 90 illustrant la mode de la numérisation représentait un chef montrant à ses collaborateurs ébahis de monstrueuses piles de documents papier en désordre et demandant « numérisez-moi tout ça et on verra après ! »
L’image prête à sourire, mais dans les projets de dématérialisation, n’est-on pas parfois proche des mêmes travers ?
En effet, dématérialiser est à la mode, et si « les autres y vont, c’est que ça marche ! ».
Encore faut-il bien savoir ce qui est attendu d’une opération de dématérialisation : accélérer la saisie de données ? Conserver uniquement une image des documents et donc détruire les papiers pour gagner des m² de stockage ? Mettre à disposition rapidement un document électronique sans avoir recours au support papier qui demeure pour des raisons légales ? Un peu de tout ça à la fois ? Faut-il dématérialiser tous les documents entrants ou certains d’entre eux ?
Ces questions dont la liste n’est pas exhaustive et qui apparaissent simples, sont déterminantes pour définir une organisation de préparation des documents, pour sélectionner les outils matériels et surtout logiciels destinés à traiter les images résultant de la numérisation, pour préciser le coût total de l’opération et surtout la rentabilité (le fameux ROI, Return On Investment).
Avant de se lancer dans un projet de dématérialisation, une étude préalable d’opportunité est évidemment préférable ; elle permet de définir la vision à terme des résultats attendus, la manière d’y parvenir, l’investissement à y consacrer et le retour sur investissement à en attendre.
Et si modifier les données d’une étude ne prête pas à conséquence ; se tromper dans un projet lancé peut avoir de lourdes conséquences.
Jean-Marc JAGOU