Quand je parle « gestion documentaire », très souvent mon interlocuteur, après quelques phrases polies, balaie le sujet d’un geste, considérant qu’il s’agit d’un épiphénomène annexe au cœur de métier de ses équipes.
Comme si la gestion documentaire était un domaine réservé aux seuls spécialistes comme l’est la comptabilité par exemple.
En effet, l’ensemble du personnel gère et traite de documents et « fait de la gestion documentaire » : rechercher un modèle de contrat, une procédure, le courrier reçu d’un client, les factures émises, les comptes-rendus de CE, les gammes opératoires, les reportings d’activité commerciale, les justificatifs de note de frais, les revues de presse, les demandes de prêt d’un client, les plans de bâtiment,… pour ne citer que quelques infimes exemples retenus sans réflexion approfondie.
La gestion documentaire, c’est recevoir, classer ou indexer, stocker puis retrouver rapidement les documents pertinents dont on a besoin pour exécuter son travail. Et quand il faut plusieurs dizaines de minutes par jour (voire plus …) pour retrouver des documents utiles pour son travail (quand on les retrouve…), est-ce un épiphénomène ou une source de productivité majeure ?
La difficulté est plus psychologique que technique : il devient tellement courant de passer du temps à parcourir désespérément son arborescence Windows qu’il est difficile d’imaginer de procéder autrement.
Et pourtant…. Gagner en productivité est si facile dès lors qu’on décide d’implanter une Gestion Electronique de Document, adapté aux besoins spécifiques de son entreprise.
Certes, il convient de suivre une méthodologie adaptée, mais la prise de conscience préalable est indispensable ; il faut d’abord réaliser que les pertes de temps s’expriment en heures de travail perdues par jour pour comprendre l’intérêt d’une bonne organisation documentaire.
J’aurais l’occasion de revenir sur ces gains potentiels ultérieurement.
Jean-Marc JAGOU
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