« La gestion des documents devient de plus en plus complexe ! Environ 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l'information… Une bonne gestion des documents accélère les projets et permet de réduire les coûts.
Jean-Marc Jagou, Président Xplor France, Directeur d’Excéo
Chiffres du marché, avantages… 5 clés pour ne pas rater sa dématérialisation
Déclarations fiscales, contrats, relevés bancaires, factures, bulletins de salaire… La dématérialisation gagne du terrain dans les entreprises.
Le média DocauFutur, l’avenir du document est un site produit et géré par la société TiKibuzz.
Il a pour objet de délivrer une information de qualité, fonctionnelle et technique, sur l’industrie de la gestion documentaire, de l’éditique, des technologies d’impression, de la sécurité des données, de la dématérialisation, du parcours client, de l’entreprise numérique, du business omnicanal et de bien d’autres sujets relatifs aux métiers de l’économie numérique et de l’échange d’informations.
La gestion de processus (ou Process management, management par les processus) désigne les procédés d'organisation par la décomposition en différents stades de réalisation d'une opération économique.
Pouvant être traduit par Gestion électronique des processus métier, c’est la représentation d'une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Ce processus renvoie au passage de l'information, de la communication d'une étape à l'autre. On appelle "WorkFlow" la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel).
La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM) représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).
La GED met essentiellement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de stockage, d'accès et de diffusion des documents. La GED contribue donc aux processus d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.
L'objectif de la GED est d’arriver à composer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés ou non afin de pouvoir gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.
Une autre fonction de la GED correspond au « versionning ». Cela permet d’adapter un document promotionnel, par exemple, à l’utilisation dont on en a besoin. Un même document peut avoir plusieurs versions qui peuvent être utilisé à différentes fins.
Elle est aujourd’hui à inclure dans l’ECM puisqu’il s’agit bien de Gestion Electronique des Documents.
La gestion des contenus d’entreprise, au sens où toute information, structurée comme non structurée, se doit d’être prise en compte et manipulée en fonction de sa nature et de son intérêt pour l’activité de l’entreprise.
Cela vise à gérer l'ensemble des contenus d'une organisation. Il s'agit de prendre en compte sous forme électronique les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. Elle comprend les phases de création/capture, stockage, indexation, gestion, nettoyage, distribution, publication, recherche et archivage, en faisant le lien du contenu avec les processus métier.
La Gestion Electronique des Documents (GED) s’intéresse aux Documents de l’organisation.
La Gestion du Contenu de l’Entreprise – ou Enterprise Content Management (ECM) – s’intéresse au Contenu de l’organisation.
La gestion de contenu d'entreprise (en anglais Enterprise Content Management : ECM) vise à gérer l'ensemble des contenus d'une organisation. Il s'agit de prendre en compte sous forme électronique les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. Elle comprend les phases de création/capture, stockage, indexation, gestion, nettoyage, distribution, publication, recherche et archivage, en faisant le lien du contenu avec les processus métier.
Le Records Management, ainsi que son nom l’indique, est la gestion (management) des records, c’est-à-dire de l’ensemble des documents et des archives impliquées dans la conservation des informations de l’entreprise – et ce, quel que soit le support de ces informations.
Un coffre-fort numérique est un service qui doit être fortement sécurisé afin d’archiver, d’indexer et de retrouver des fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, photos, etc. Un coffre-fort numérique désigne également un composant de stockage d'un système d'archivage électronique.
L'archivage électronique consiste à archiver des données sous forme électronique sur un support électronique dédié à cet effet. Les informations sont donc dématérialisées. L’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information.
Il s'inscrit dans une gestion "efficiente" de la gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l'activité de l'administration. Leur perte constituerait à la fois un risque juridique et un risque majeur pour la continuité des activités. La notion d'«archivage électronique» renvoie par conséquent à celle de « gouvernance des données numériques ».
La gouvernance de l’information correspond à une approche globale qui permet de gérer le patrimoine informationnel d’une entreprise en mettant en place des processus, des rôles, des outils de contrôle et des indicateurs afin de traiter l’information comme un actif clé de l’entreprise.
Un document déposé sur le web peut être interactif et aussi collaboratif. Cela correspond aux processus de workflow : on compose un document et plusieurs intermédiaires peuvent valider, signer, revoir le document, ainsi que le processus juridique. Les documents peuvent également être publiés sur les réseaux sociaux.
Ensemble des mesures législatives et réglementaires visant à garantir l’anonymat des informations nominatives contenues dans certaines catégories de documents, en particulier les fichiers et les enquêtes statistiques.
Le classement des documents circulants est une étape importante. En effet, un classement bien réalisé engendre des avantages et des services en permettant un gain de temps et parfois même d’argent, étant donné que dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important.
Tout d’abord il faut que le classement soit efficace et accessible. Pour ça il doit suivre un plan ou une logique comme un classement par ordre alphabétique ou chronologique, par catégorie… tout dépend du type de documents à classer.
Ensuite, il est impératif que le classement soit régulièrement mis à jour c'est-à-dire que chaque nouveau document soit classé, à l’instant où l’on cesse de l’utiliser, afin de ne pas le perdre, ce qui permettra par la suite de le réexaminer si la situation le nécessite. [1]
Le principe de conservation des documents en archivistique ou en sciences de l'information et des bibliothèques est l'un des piliers essentiels de ces disciplines, avec la collecte des documents, le classement des archives ou les classifications décimales ou documentaires des bibliothèques ou centres de ressources.
[1] petite-entreprise.net, 2015
