“Cette cartographie est particulièrement utile pour référencer les différents acteurs de cette industrie très fragmentée et faire connaitre leur savoir-faire tant par les analystes que par les clients à la recherche d’experts”

Pascal Lenoir

Pascal Lenoir, Kalpa Conseils

Les enjeux de la dématérialisation en entreprise – Infographie Oodrive

Chiffres du marché, avantages… 5 clés pour ne pas rater sa dématérialisation

Déclarations fiscales, contrats, relevés bancaires, factures, bulletins de salaire… La dématérialisation gagne du terrain dans les entreprises.

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Le média DocauFutur, l’avenir du document a pour objet de délivrer une information de qualité, fonctionnelle et technique, sur l’industrie de la gestion documentaire, de l’éditique, des technologies d’impression, de la sécurité des données, de la dématérialisation, du parcours client, de l’entreprise numérique, du business omnicanal et de bien d’autres sujets relatifs aux métiers de l’économie numérique et de l’échange d’informations.

       Traitement courrier entrant

Le traitement du courrier consiste à analyser le contenu de chaque enveloppe que les entreprises reçoivent afin de définir le type de courrier et à qui il s’adresse. Un des premiers traitements est de déterminer le niveau de confidentialité. La gestion du courrier entrant permet d’établir les priorités de traitement : délais de règlement, rendez-vous à prendre, réponses à donner, décomptes à envoyer …

       Horodatage

L’horodatage est un processus qui revient à associer une date et une heure à une information, à tous types de communication ou une donnée numérique. L’objectif de l’horodatage est aussi d’enregistrer le moment où une action a été réalisée. Ce mécanisme permet de faciliter la recherche d’information.

       Tri

Le tri et l’ouverture du courrier permettent d’éliminer rapidement différents documents considérés comme inutiles pour l’entreprise et de rassembler le courrier par genre et par destinataire au sein de l’entreprise.

       Traitement de l’image

Le traitement d’images est un processus informatique qui analyse les images numériques et leurs transformations, avec pour objectif d’améliorer leur qualité ou d’en extraire de l’information. Le traitement de l’image permet également d’identifier le type de document (contrat, facture etc.) et ainsi de le classer plus rapidement.

       Numérisation/Scan

La numérisation est un processus qui consiste à convertir des informations d’un support physique en données numériques que des dispositifs informatiques ou des logiciels pourront traiter plus rapidement.

       Lecture automatique de documents

La lecture automatique de documents (LAD) est un processus technologique qui permet de fractionner et d’extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés. Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées et être injecté dans le système de GED.

       Reconnaissance automatique de documents

La reconnaissance automatique de documents (RAD) est une technique qui permet de reconnaitre un type de document par rapport à un autre à partir de l’image numérique du document.

Cette reconnaissance permet de mettre en place des tris électroniques d’images (images de scan, images de fax) afin de les classer, évitant ainsi de trier les documents avant la numérisation. Une fois regroupées, les images peuvent être classées dans un système de GED.

       Dématérialisation

La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés. La dématérialisation s’applique à tous les types de document : les documents entrants, les facteurs, les courriers administratifs etc.

La dématérialisation présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts et des temps de traitement des documents, la sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires et ainsi, une meilleure pratique face aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes.

       Injection du document dans le système GED

L’objectif de la dématérialisation est d’intégrer le document dans les applications métier, dans des flux de processus métiers et dans le système d’information.

       Optimisation des flux et des processus

L’optimisation des processus consiste à améliorer les façons de faire de chacun des processus de l’entreprise ou de l’organisation.

       Analyse syntaxique

L’analyse syntaxique permet de mettre en évidence la structure d’un texte. Cette opération suppose une formalisation du texte, qui est vu le plus souvent comme un élément d’un langage formel, défini par un ensemble de règles de syntaxe. La structure révélée par l’analyse donne alors précisément la façon dont les règles de syntaxe sont combinées dans le texte. Cette structure est souvent une hiérarchie de syntagmes, représentable par un arbre syntaxique dont les nœuds peuvent être décorés (dotés d’informations complémentaires).

       Reconnaissance optique de caractère (ROC)/Vidéocodage

La reconnaissance optique de caractères (ROC, en anglais optical character recognition : OCR), ou encore appelé vidéocodage indique les procédés numériques pour la traduction d’images de textes imprimés ou dactylographiés dans un fichier pouvant être exploité et stocké dans une base de données.

       Indexation

L’indexation automatique de documents utilise des méthodes logicielles pour établir un index pour un ensemble de documents et faciliter l’accès ultérieur aux documents et à leur contenu. Les fichiers séquentiels indexés constituent une technique d’usage très général en informatique, pour le stockage de données numérique.

       Archivage

Archiver est un processus consistant à identifier, à classer selon un index commun et à conserver aussi longtemps que nécessaire les documents.

Une politique d’archivage nécessite ensuite de mettre en place différents dispositifs : « l’archivage des documents physiques dans des entrepôts sécurisés, l’archivage des documents numériques sur des serveurs sécurisés, le transport des documents papier dans des véhicules sécurisés, le transfert des archives électroniques via des réseaux suffisamment bien dimensionnés, et la mise à disposition de solutions de gestion unifiée des archives hybrides, physiques et numériques. » [1]

[1] Locarchives.fr, 2015