Evelyne MaisonneuveAssociée Fondatrice Tiki Buzz, Directrice Générale E.M.S.

LA FACTURE FOURNISSEUR

Une part importante des documents à conserver.

Les risques :

En matière civile et commerciale, les sanctions peuvent aller jusqu’à 375 K€ d’amende etune exclusion des marchés publics pendant 5 ans. En matière comptable et fiscale, si lacomptabilité est considérée comme irrégulière ou non probante par défaut de piècesjustificatives, l’entreprise risque 1500 € d’amende par pièce ainsi qu’un redressementfiscal contradictoire.

Les Factures fournisseurs reçues sous forme papier doivent être conservées sous cetteforme (notamment pour justifier déduction TVA).

Les factures fournisseurs dématérialisées (et reçues sous cette forme) doivent disposerd’un certificat valide et d’une signature électronique vérifiée. Elles doivent êtreconservées en totalité (document, signature et certificat)

Durée de conservation : 10 ans

LA FACTURE CLIENT

Les factures clients dématérialisées (et produites sous cette forme) doivent, au même titre que les factures fournisseurs, disposer d’un certificat valide et d’une signature électronique vérifiée.

Pour les factures clients transmises sous forme papier, mais créés et conservées sousforme électronique, une mesure d’assouplissement à été prise : les entreprises peuventconserver soit un double papier soit une double électronique.

Durée de conservation : 10 ans

LE BULLETIN DE SALAIRE

De nombreux projets de dématérialisation des bulletins de salaire voient le jour.

Le bulletin de salaire, avec l’accord du salarié concerné, peut être remis sous formeélectronique, sous réserve de garantir l’intégrité de son contenu.

Estimation des gains potentiels : 150 M d’€ pour les entreprises.

Pose la question de l’archivage par le salarié, puisque c’est à lui de produire la preuve(conservation sans limitation de durée) et non à l’entreprise.

Durée de conservation : conservation d’un double pendant 5 ans mais dans les faits,souvent une conservation illimitée.

LE MAIL

Y’a-t-il un intérêt à sauvegarder tous ses mails ? Les mails ont-ils une valeur légale ? Le mail est un document presque comme les autres : il est aussi bien un contenu qu’un contenant.

Le contenu d’un mail peut être engageant pour l’entreprise. Il doit donc être traité comme un document de l’entreprise et doit être intégré dans les processus documentaires et d’archivage.

Pour cela, il est nécessaire d’identifier les mails :

– utile à la conduite de l’activité pour les partager dans une GED

– utile pour leur valeur probante ou patrimoniale pour les verser dans un SAE.

L’archivage d’un mail dans un SAE est un commencement de preuve dans la mesure oùl’entreprise pourra justifier de l’intégrité du document archivé (même si en théorie,l’authenticité d’un document électronique doit être assurée par la présence d’une signature électronique).