Corinne Estève, Présidente Tiki Buzz,Directrice Marketing et Communication Sefas Innovation
Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable
Vincent Jamin, Directeur de la Division Dématérialisation Docapost DPS
Jean-Hugues Congia, Expert en agilité documentaire,Président Directeur Général Agilecom
DÉVELOPPEMENT DURABLE
La dématérialisation, principe du développement durable, mythe ou réalité ?
Il est très aisé de comprendre et d’imaginer les raisons d’un tel engouement et d’un tel raccourci. Selon les trois grands principes du Développement Durable, la dématérialisation semble s’inscrire dans le concept. En effet elle permet aux entreprises de réduire significativement leurs dépenses en matière de gestion documentaire ; le coût de traitement d’une facture dématérialisée est environ divisé par trois. La dématérialisation réduit l’empreinte carbone des entreprises par une diminution de l’usage des transports et du papier. Elle assure une meilleure traçabilité des courriers et des documents tout en optimisant la réactivité des collaborateurs. Enfin, l’entreprise peut s’affranchir en partie des problématiques liées à l’archivage et au stockage de l’information papier.
DOIT-ON NECESSAIREMENT DÉMATÉRIALISER ?
La dématérialisation part du principe que toute matière utilisée est susceptible d’avoir un impact négatif sur l’environnement. Dans notre société de consommation « matérielle », appliquer ce genre de principe ne peut se faire que moyennant des changements de comportement importants. On pourrait donc être tenté de se demander si l’on ne peut pas réduire notre impact négatif autrement. En réalité, oui et non.
Parole à Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable
DROITS DE L’HOMME
C’est presque le seul point négatif de la dématérialisation par les nouveaux enjeux qu’il pose : la dématérialisation croissante rend accessible de nombreux documents « personnels » et « confidentiels ». Le risque est grand aujourd’hui, allant jusqu’à l’usurpation d’identité.
L’état français est en pointe puisqu’il a demandé à l’ensemble de ses administrations traitant des informations électroniques avec le grand public de se conformer à un « Référentiel Général de Sécurité » (RGS), document extrêmement contraignant et qui contient toutes les mesures de sécurité garantissant la protection des données privées des individus.
Ce document a vocation à devenir une référence pour le secteur privé. A noter qu’il est à rapprocher de l’ISO 27001.
RELATIONS ET CONDITIONS DE TRAVAIL
La dématérialisation simplifie les démarches d’archivage et de recherche. Les conditions
de travail associées sont dès lors améliorées. La gestion d’archives papiers est une activité lourde, chronophage, sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise donc confiée à des subalternes.
Le travail de gestion d’archives dématérialisées est bien plus valorisant, nécessite une meilleure formation et fait disposer à la personne de meilleures conditions de travail.
La dématérialisation favorise l’échange et se trouve à la base du travail collaboratif. Les entreprises « modernes » sont aujourd’hui de plus en plus virtuelles, avec des employés travaillant aux quatre coins du monde, certains de chez eux.
ENVIRONNEMENT
On pourrait dire : dématérialisation contre impression !… « Je dématérialise pour réduire l’impact sur l’environnement lié à mes travaux d’impression. »
Cette vision simpliste reste à pondérer ; imaginons les impressions les plus vertueuses possibles, à savoir que :
J’imprime sur du papier FSC/PEFC (donc impact nul sur la déforestation)
J’utilise des imprimantes à faible consommation électrique, il reste le consommable des imprimantes, qui, si elles sont modernes et pro, ont un impact très réduit sur l’environnement
Je recycle mon papier, donc impact extrêmement léger en termes de production de déchets.
La dématérialisation ne peut alors pas être considérée comme vertueuse que vue par le seul prisme de l’environnement, la réduction d’impact étant loin d’être significative.
Là encore, tout dépend ce qu’on remplace. Car le recours à l’impression pour les entreprises est loin d’être vertueux. La démarche de dématérialisation étant généralement associée à une réflexion performante sur les flux d’information, il y a de facto une rationalisation qui s’opère. Le vrai gain est là : n’imprimer que ce qui est nécessaire, la démarche de dématérialisation n’est, de ce point de vue qu’un prétexte à réfléchir à une démarche globale, et à sensibiliser les acteurs.
Le seul point sur lequel, nous n’avons pas encore de visibilité, est l’impact de la dématérialisation sur la consommation énergétique, qui viendrait en opposition et contradiction avec tout ce qui a été préconisé jusqu’à présent : « attention le papier pollue »………..
Mais l’énergie pollue peut-être davantage.
BONNES PRATIQUES DES AFFAIRES
La dématérialisation favorise l’échange d’information entre sociétés :
Echange de données informatisées
Publication électronique d’informations
et favorise la transparence : les audits et contrôles sont simplifiés, l’accès aux pièces et la recherche d’informations étant plus rapide et plus simple.
QUESTIONS RELATIVES AUX CONSOMMATEURS
Mise à disposition d’informations, de notices dont la diffusion, la lisibilité et la conservation par les consommateurs se trouve grandement améliorée dès lors que celleci est dématérialisée.
ENGAGEMENT SOCIETAL
En conclusion, on peut considérer qu’une société peut engager une démarche de dématérialisation qui aura, pour bien des aspects, le feu vert de l’analyse « impact sur le développement durable » du projet.
Seul bémol, et il est de taille : la nécessité d’inventorier les nouveaux risques de sécurité (accès et falsification) et de prévoir les mesures adéquates.