Corinne Estève, Présidente Tiki Buzz,Directrice Marketing et Communication Sefas Innovation

Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable

Vincent Jamin, Directeur de la Division Dématérialisation Docapost DPS

Jean-Hugues Congia, Expert en agilité documentaire,Président Directeur Général Agilecom

QUID DE LA LÉGISLATION ?

Une année clé : 2003. L’écrit électronique est enfin reconnu !

Plusieurs axes doivent être développés pour respecter la loi adoptée :

? Fidélité de l’information
? Fidélité du contenu / support
? Valeur probante ou non probante
? Longévité de l’archivage
? Accessibilité

Pour certains documents, des règles précises doivent être en effet respectées. En cas de demande de la justice, il faut être en mesure de prouver la conformité de ces documents avec la législation. On parle de «dématérialisation à des fins de preuve ».

Grâce notamment aux travaux menés par la DGME (Direction Générale de la Modernisation de l’Etat), les cadres réglementaires, fiscaux et législatifs se sont beaucoup simplifiés et se simplifieront encore dans les années à venir.

COMMENT ÇA MARCHE ?

Les documents papier sont numérisés (scanners) ; un logiciel de reconnaissance de caractères (dit de LAD/RAD) en extrait les données utiles pour leurs applications futures ; les documents sont ensuite archivés.

Ils peuvent aussi être soumis à un traitement spécifique, selon un processus établi à l’avance, appelé « workflow ».

Dans tous les cas la dématérialisation est indissociable de l’indexation pour l’archivage et la consultation.

Des outils spécifiques ont été créés pour chacune de ces étapes.

LES TECHNOS ?

Devant les évolutions culturelles et comportementales, le contexte économique et la nécessité d’adresser une nouvelle clientèle moins informaticienne, la simplification des technologies aujourd’hui matures et pour toutes les bourses s’est avérée indispensable.

Avec le développement de solutions en mode Cloud (Saas-Software as a Service), dont l’architecture est nécessairement « web-centrique », la démocratisation des solutions de dématérialisation s’est accélérée. Celles-ci sont administrées et maintenues par un prestataire dans une infrastructure externalisée. Le client y accède via Internet. Il paye à l’usage ou par abonnement et n’a plus besoin d’investir dans une solution logicielle immobilisée dans sa comptabilité et plus ou moins lourde à maintenir.

QUID DE LA SÉCURITÉ ?

Devant la déferlante du numérique et de la dématérialisation, intrusion, usurpation, fraude et incertitude ont rendu les clients prudents. Pour se défendre les organisations ont intégré dans leur gouvernance une politique de sécurité visant à protéger leurs salariés, assurés, clients, citoyens, sociétaires, administrés, visiteurs, etc.

Le système de sécurité fait office de garantie de la valeur juridique des transactions et de preuves électroniques pour les différentes parties ; il répond également au besoin d’archivage probant.

Pour aboutir à ce type de système il est nécessaire d’authentifier les acteurs d’une procédure, de signer électroniquement les échanges et d’implémenter une solution d’archivage visant à conserver de façon inaltérable les preuves numériques des transactions intervenues. C’est donc le système d’information lui-même qui est impacté et qui doit intégrer les paramètres et les conditions de la dématérialisation probante.

Le gouvernement Français travaille à l’instauration d’un certificat d’identité numérique et d’un label complémentaire appelé IDéNum (lancé le 1er février 2010, également appeléidentité numérique multi-services). Alors qu’IDéNum est réservé à l’authentification sur un service web, la CNIE (carte nationale d’identité électronique) « est d’abord un document d’identité qui a pour fonction la preuve d’identité dans les démarches « réelles » ou lors de passages de frontières » déclarait NKM en février 2010. IDéNum a pour objectifs d’attribuer un degré d’authentification bien supérieur à celui que procure le couple « identifiant/mot de passe » et de simplifier les démarches entre l’administration et les particuliers. IDéNum pourrait aussi s’étendre à la sécurisation des transactions entre le détenteur du ou des certificats et de services en ligne de toute nature (bancaire, vie courante, démarches administratives,…).