Evelyne MaisonneuveAssociée Fondatrice Tiki Buzz, Directrice Générale E.M.S.

 

La généralisation du support électronique et la multiplication des flux d’informations nécessitent la mise en oeuvre de moyens de gestion et de conservation. Pour améliorer leur fonctionnement, de nombreuses entreprises ou collectivités cherchent à mettre en oeuvre une politique d’archivage.
Venez découvrir le cadre légal et réglementaire de l’archivage électronique.
Quel est l’état de l’art pour la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique ?
Qu’apporte la norme NF Z42-013 ?
Comment conduire un projet d’archivage électronique ? Quels sont les facteurs de succès ?
Ce document constitue la synthèse de la conférence du 19 mai 2011.

POURQUOI ARCHIVER ?

Au cours de son existence, toute entreprise crée, reçoit, diffuse et conserve des documents. Chaque société dispose donc d’informations à gérer.

Le numérique entraîne un accroissement des volumes documentaires. Travailler dans ce type d’environnement se traduit par la nécessité d’améliorer et d’adapter les processus documentaires aux nouvelles exigences que cela implique : classer les papiers dans des classeurs puis des étagères ne suffit plus…

Afin d’optimiser ce système, il est indispensable de savoir gérer correctement chaque étape de la vie d’un document, aussi appelé cycle de vie. Le cycle de vie du document est caractérisé par différentes étapes, depuis sa création ou son arrivée dans l’entreprise jusqu’à son archivage voire sa destruction.

Le passage de la gestion de documents papiers à des documents numériques pose différentes questions quant à l’information immatérielle :
– comment envisager et assurer la pérennité ainsi que la traçabilité de données inscrites en différents formats et sur divers supports ?
– quels niveaux de sécurité et d’intégrité pouvons-nous atteindre sur des supports informatiques régulièrement confrontés aux virus et piratages divers ?
Le développement du document numérique fait donc naître des enjeux stratégiques, tactiques et opérationnels liés à la maîtrise du cycle de vie du document :
– rationaliser les processus documentaires et les outils de création et de gestion des documents, tout en maîtrisant les dépenses
– produire des preuves légales à tout moment tout en garantissant l’accès, les échanges et la diffusion de l’information
– assurer la pérennité (du support, du document et donc de l’information en général), l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents

Désormais, l’entreprise est confrontée à une multiplicité de flux documentaires, dans des formats extrêmement variables. Elle doit organiser leur traitement sur l’ensemble du cycle de vie des documents, en y intégrant le classement, la recherche et la diffusion, ainsi que les différentes formes de conservation les concernant.

Afin de faire évoluer les processus de traitement des documents papiers vers les documents numériques, il est désormais indispensable d’harmoniser et de rationaliser les pratiques et les méthodes de travail. La Gestion Electronique des Documents et l’archivage font aujourd’hui partie intégrante des solutions à mettre en oeuvre pour appliquer ces évolutions dans une organisation.

DIFFERENCE ENTRE GED ET ARCHIVAGE ?

Tout d’abord, il est indispensable de distinguer les notions de GED et d’archivage, qui bien que traitant toutes deux de la gestion de l’information, n’ont pas la même finalité.

La GED est un outil opérationnel, qui contient des documents bureautique ou des documents dématérialisés. Cela permet de mieux les diffuser, les partager, les modifier et les valider. Les documents restent « vivants » et peuvent évoluer. Mais la GED ne protège pas les documents des modifications et n’assure pas non plus leur fiabilité.

Cependant, conserver des documents dans une GED ne correspond pas à de l’archivage. En effet, l’archivage a pour rôle de pérenniser des données qui ne sont plus modifiables. Le but est de conserver leur authenticité et leur intégrité afin de disposer de preuves en cas de contentieux par exemple. Les documents sont donc verrouillés pour une durée déterminée, au terme de laquelle ils pourront être détruits, restitués ou archivés de nouveau. Cela n’empêche en aucun cas la consultation des documents sur demande.

Grâce à son fonds d’archives, l’entreprise est ainsi protégées face à ses différentes obligations (légales, contractuelles…).

Le tableau 1 ci-dessous fait le point sur les différences entre un système de GED ou d’ECM et l’archivage.

Tableau 1 : Les fonctionnalités de la GED et de l’archivage électronique



Source : Thomas, Michel. – Il était une fois l’archivage électronique. – Guide pratique Archimag : l’archivage électronique, octobre 2007, n°30, p.4-6

DIFFERENCE ENTRE ARCHIVAGE ET SAUVEGARDE ?

Sauvegarde                                                     Archivage

Opérationnel                                                     Valeur probatoire

Données                                                            Documents

Court terme                                                      Conservation

Formats propriétaires

Supports non pérennes

Intégrité non garantie