Tout le monde connait cette salle de réunion, celle où il faut ouvrir les fenêtres car l’air est irrespirable; celle où le marqueur manque toujours pour écrire sur l’éternel tableau blanc ou le paperboard. Celle dans laquelle personne n’arrive à brancher son ordinateur au vidéo projecteur. Ou encore celle qui est tellement grande qu’on n’arrive pas à lire les slides projetés. Dans ce contexte, il nous parait légitime de nous demander si à l’ère de la transformation digitale, la salle de réunion telle que nous la connaiss(i)ons est encore pertinente. Ricoh, heureusement pour nous, propose de faire de ces problèmes un lointain souvenir!

Nous nous sommes rendus les 12 et 13 juin derniers au Ricoh Workstyle 2018. Ricoh dédiait son événement annuel aux nouveaux espaces et modes de travail. Ainsi nous avons pu vivre l’expérience d’une vraie Digital Workplace.

Une nouvelle génération

Pour Ricoh, le plus important est de s’adapter à la réalité numérique. De ce fait, le groupe propose à ses clients des solutions qui répondent aux attentes et aux besoins qu’ils rencontrent dans leur entreprise. Le salarié d’aujourd’hui utilise les dernières technologies dans sa vie de tous les jours; il était temps de les intégrer dans un espace de travail innovant.

Chez Ricoh, il s’agit d’une co-construction : écouter les demandes des collaborateurs pour créer un environnement de travail numérique.

Pour 65% des Français les technologies rendent la vie meilleure. Ainsi, même si la France est vue comme un pays pessimiste, elle n’en est pas moins technophile. C’est un message positif qui est envoyé : il est temps d’embrasser le changement!

C’est dans cette optique que Ricoh intervient, cherchant à accompagner les entreprises et les institutions publiques dans leur changement numérique.

Ainsi Ricoh propose une gamme de produits Workplace pour optimiser les salles de réunion.

Des produits qui répondent aux exigences actuelles; l’exemple de l’écran interactif 

Du 22 au 84 pouces, il en existe à ce jour 5 tailles différentes permettant de s’adapter à toutes les salles de réunion : que ce soit pour une bulle de travail ou bien pour une grande salle de réunion.

En fait, l’écran interactif nous permet aussi bien de prendre des notes, de projeter du contenu, de participer à une visioconférence que de travailler à distance en mode collaboratif. Il réunit toutes les nécessités d’une réunion en un seul appareil.

Quel que soit le contenu projeté : tableaux, agendas ou paperboard, les collaborateurs peuvent être invités à annoter en direct les feuilles grâce au stylet interactif aux vingt couleurs et quatre épaisseurs de traits différentes. L’écran permet l’ouverture d’une centaine de feuilles entre lesquelles switcher. Il permet également d’ouvrir et de consulter son navigateur internet, le tout simultanément.

A notre sens, l’avantage incontestable est la prise en compte de la mobilité des collaborateurs. Plus besoin d’être physiquement devant le paperboard : je peux suivre la réunion de n’importe où. L’entreprise réduit ainsi ses frais de déplacement tout en augmentant ses taux d’efficacité et de productivité.

Par ailleurs, l’écran interactif remplace le traditionnel projecteur. Depuis un PC, une tablette, un smartphone, il est désormais possible de projeter des fichiers. A la fin, si des annotations ont été apportées à la présentation, pourquoi ne pas les envoyer directement par mail ou à l’impression ?

The sky’s limit

L’écran interactif Ricoh permet de réaliser des visioconférences. Sa caméra full HD, ses hauts-parleurs et son microphone embarqué nous font vivre la réunion comme si nous étions dans la même salle. L’expérience est bluffante aussi bien en utilisant Skype, Polycom ou Cisco, la qualité Ricoh est au rendez-vous, nous l’avons testée.

En fait, l’écran interactif est la clef pour ouvrir une salle de réunion virtuelle (VMR) qui nécessite une licence. Comme un abondement mensuel, cette licence collaborative Ricoh permet de partager du contenu à distance avec 49 autres personnes.

Inutile de préciser qu’avec l’abondement UCS End User Ricoh, l’entreprise bénéficie d’une salle de réunion virtuelle disponible 24/24 7/7. Et de la même manière que l’on ferme une porte physiquement, vous pouvez verrouiller votre écran et retrouver votre contenu le lendemain (enregistrement temporaire possible de 30 jours). Cette salle de réunion est accessible n’importe où et n’importe quand grâce à une simple connexion internet, et ce, multi support.

Développer votre environnement de travail

En définitive, pour l’avoir vécu, nous concevons que l’écran interactif rend une salle de réunion plus dynamique. L’aspect collaboratif et interactif permet de travailler avec l’ensemble des protagonistes d’un projet en s’adaptant aux besoins et contraintes rencontrées.

Une solution qui nous parait simple et intuitive, à partager en équipe.

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