Choisir sa solution

COMMENT BIEN CHOISIR SA SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION

 

CHOISIR UNE SOLUTION ADAPTEE A SON ENVIRONNEMENT, PLUTOT QUE D’ADAPTER SON ORGANISATION AUX PRODUITS DES FOURNISSEURS

Pour Vincent Jamin, Membre actif de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) « il faut dématérialiser ses documents dans le plus strict respect des normes en cours ; à savoir assurer un système pérenne pour garantir la traçabilité et la valeur légale des documents électroniques. Pour une parfaite traçabilité des documents il faut une infrastructure d’archivage électronique simple ou à vocation probatoire en conformité avec la norme NF Z42-013 ».

« Il n’y a pas de solution « miracle » mais seulement des solutions qui répondent à des besoins » précise Jean-Hugues Congia. « En effet il ne faut pas perdre de vue qu’une solution s’intègre dans une entreprise et non l’organisation qui s’adapte à la solution. Il faut tenir compte des contraintes Métier, des besoins réels identifiés, etc. L’autonomie est aussi un facteur de réussite ; il faut donc également dominer la solution, c’est-à-dire être capable de l’utiliser, l’administrer, la maintenir…

Le choix de Sa Solution doit se porter sur la pérennité et la souplesse afin de mettre en place une solution réutilisable durablement. De plus cette solution doit permettre de quantifier un retour sur investissement dans une durée établie. Le résultat du calcul est égal à la valeur générée par l’effort de mise en oeuvre (construire et maintenir la solution mais aussi la « démonter » en cas d’obsolescence). Le calcul, souvent optimiste en début de projet, devient réaliste dès que le projet se « met à vivre ». Pour que ce calcul soit cohérent il faut intégrer un facteur temps.

Enfin tous nos experts mettent en avant que la seule façon de préserver son retour sur investissement est de mettre en oeuvre une solution agile.

REMERCIEMENTS A NOS TROIS EXPERTS :

Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable
nicole.dib@adforce.fr
Tél: 06 64 34 11 93

Vincent Jamin, Directeur de la Division Dématérialisation Docapost DPS
vincent.jamin@docapost-dps.com
Tél: 01 56 29 79 26

Jean-Hugues Congia, Expert en agilité documentaire, Président Directeur
Général Agilecom
jean-hugues.congia@agilecom.fr
Tél : 06 17 22 62 11